Gestão de TI

Como otimizar projetos de TI? Conheça 5 dicas eficazes

Projetos de TI

Fazer com que um projeto de TI siga à risca a forma como foi planejado é uma missão quase impossível. Ao lidar com os problemas diários, é necessária uma boa dose de aprimoramento de suas habilidades para gerenciá-los de forma com que sejam bem-sucedidos.

Entender bem como funciona o processo é muito importante e é só fazendo isso por vezes seguidas que a empresa consegue atingir uma maturidade suficiente para que eles não se tornem franksteins ou mesmo, sejam abandonados. A seguir, veja algumas dicas para o gerenciamento de projetos de TI que podem ajudar:

Utilize uma metodologia única

Escolher uma metodologia única pode ser difícil. Há muitas opções e a busca pode acabar se tornando interminável. O que é importante é escolher uma que ofereça características suficientes e capazes de fazer com que sua equipe atinja o objetivo. Para isso é importante verificar a maturidade dos colaboradores e cliente para escolher o que é mais adequado: metodologias tradicionais nas quais todo o caminho percorrido será planejado com antecedência ou se métodos ágeis onde o planejamento é feito de forma interativa e incremental ao longo do percurso, tornando as tarefas dinâmicas. Manter a mesma linha até o fim do projeto garante a padronização.

Gerencie as expectativas

É importante, durante toda execução de um projeto de TI, gerenciar as expectativas do cliente, fazendo com que ele acompanhe todos os passos, vendo como está ficando desde o princípio, pois, caso contrário, há uma grande possibilidade de recusa na entrega.

A falta de comunicação entre gestores, colaboradores e clientes é uma das grandes falhas para a insatisfação. Sempre que houver pequenas divergências, dúvidas, é necessário sentar com todos envolvidos e alinhar direcionamentos para que o resultado final seja satisfatório.

Seja realista em seus projetos de TI

Quando for definir as metas e indicadores para seus projetos de TI é importante tomar conhecimento do que já aconteceu até o momento, para que marque estimativas realistas. Quando esses marcadores são definidos de forma muito além da capacidade, pode gerar situações de alto estresse e até bons colaboradores não conseguirem atingir suas metas.

Incentive a comunicação

Invista em ferramentas que ofereçam recursos para que todos na equipe se comuniquem. Desta forma, já sentencia o Guia PMBOK que a comunicação de um projeto é parte vital, sendo decisiva no sucesso ou fracasso. Também orienta a encontrar meios adequados para contatar cada parte envolvida, pois, muitas vezes, alguém como um chefe de obra ou uma consultora de campo, podem não ter acesso direto a um e-mail, por exemplo, sendo mais adequado contatá-los por telefone.

Enfim, a chave aqui é favorecer a comunicação da forma que for preciso.

Documente absolutamente tudo

A documentação do projeto é algo essencial para registrar boas ideias, passos certos etc. Além disso, é uma forma de aprender e passar boas práticas para futuros projetos. Através dela, é possível encontrar erros, soluções e amadurecer a qualidade da prestação de serviços.

A empresa que utiliza metodologia única:

  • gerencia as expectativas do cliente para que saiba o que receberá exatamente ao final do processo
  • mantém prazos reais sem exaurir sua equipe,
  • motiva colaboradores e clientes a se comunicarem com clareza e documenta tudo,
  • e tem uma grande chance de obter um resultado positivo.

É claro que percalços sempre acontecem, mas são importantes para aprender e  não cometer os mesmos deslizes.

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