Jornada para a NuvemOffice 365

Como o OneDrive pode aumentar produtividade e reduzir custos

O OneDrive é uma ferramenta que sincroniza arquivos em dispositivos como computador, celular e tablet com o armazenamento na nuvem. Com isso é possível acessar os mesmos arquivos em qualquer lugar e manter atualizado todos os dispositivos sincronizados.

A seguir iremos apresentar alguns benefícios dessa ferramenta que auxiliam os usuários e reduzirem custos com armazenamento de dados.

 

Aumento de Produtividade com Disponibilidade da informação em qualquer dispositivo

O acesso em vários dispositivos como celular, tablet, notebooks fornece agilidade e auxilia a tomada de decisão devido a facilidade de acesso. Isso porque os arquivos podem ser acessados de maneira offline caso o usuário sincronize a pasta com essa configuração.

De fato, uma grande preocupação que afeta os dispositivos que é o espaço ocupado. Contudo, pode ser controlado no OneDrive que só baixa o arquivo quando é acessado e o usuário pode escolher quais pastas e arquivos serão mantidos offline no dispositivo.

 

Proteção de arquivos individuais com redução de custo no file server

O espaço em disco em um servidor com a função de File Server instalada acarreta uma série de custos, além do disco isso aumenta tempo com administração de permissões e backup, ou seja, mais custo com fitas e maior tempo de backup e restauração, entre outros.

Com o OneDrive o armazenamento fica em nuvem. E em alguns planos pode chegar a 1TB por usuário. Os usuários poderão proteger seus arquivos sem ocupar espaço no servidor com a função de File Server. A empresa não se preocupa em aumentar a estrutura local para suportar a proteção desses dados.

Estações estão muito mais suscetíveis a problemas com hardware e sistema operacional, e a maioria dos usuários tem arquivos que contém informações importantes para a empresa e mantém esses arquivos localmente nas suas estações.

Enfim, isso pode acontecer por uma série de motivos. Por exemplo, com acesso em locais sem conectividade com o servidor ou até mesmo por não terem um local particular no servidor de File Server.

A grande maioria das empresas disponibiliza somente o compartilhamento de pasta do setor e geralmente alguma pasta que é acessada por várias pessoas. Sendo assim os usuários utilizam os arquivos localmente para desenvolver seu trabalho com informações que podem ser relevantes para empresa, porém por quererem privacidade, não colocam estes arquivos no servidor de File Server.

 

Compartilhamento com times dentro e fora da organização

Uma tarefa recorrente no dia a dia dos usuários é enviar arquivos para pessoas fora da organização. Porém, com o limite de tamanho do anexo no e-mail, os usuários buscam na internet sites que fornecem este serviço de upload para gerar um link de acesso.

Com OneDrive é possível compartilhar a pasta e atribuir permissão personalizada gerando um link para acesso de maneira simples e rápida. Dessa maneira, garantindo que os dados continuem com sua administração. Sem necessidade de enviar os dados para um site qualquer na internet e comprometer a segurança da informação.

Além desta funcionalidade, o OneDrive permite a colaboração em arquivos ou pastas. Isto é, não é necessário enviar o arquivo. O outro usuário pode alterar o arquivo ou pasta compartilhada.

Isso permite a colaboração e acesso a informação a partir de qualquer dispositivo em qualquer lugar. Além de unificar o acesso de diversos times.

Desta forma, o OneDrive auxilia a empresa e seus usuários e, principalmente, permite aumentar a produtividade e reduzir custos.

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